Møter koster mer enn timene de varer. Det går tid til forberedelse før, og til referat og oppfølging etter, og sistnevnte blir gjerne liggende til det gjøres sent på kvelden med halv oppmerksomhet. Dette er den andre av de fem tidstyvene, og en av de enkleste å vise fram konkret, fordi gevinsten er så tydelig.
Hvor tiden faktisk går
Selve møtet er ofte den minste delen av regnestykket. Rundt det ligger et lag av arbeid som sjelden telles: å sette opp en agenda, å skrive ned hva som ble bestemt, å sende oppfølging til de rette personene. Dette er nødvendig arbeid, men det er også rutinearbeid, og rutinearbeid er nettopp det AI er god på å avlaste.
Tre steder AI sparer deg tid
1. Agendaen på forhånd
Gi AI noen stikkord om hva møtet skal handle om, og be om et forslag til agenda med tidsrammer. Du justerer, men slipper det blanke arket. En tydelig agenda gjør dessuten møtet kortere, som sparer tid for alle.
2. Referatet etterpå
Har du rotete notater fra møtet, eller et opptak eller en transkripsjon, kan AI gjøre det om til et ryddig referat med beslutninger og oppgaver. Det som pleide å ta en halvtime på kvelden, tar noen minutter mens møtet er ferskt.
3. Oppfølgingsmailen
Be AI skrive utkastet til oppfølgingen: hva ble bestemt, hvem gjør hva, når er neste steg. Du sender den mens alle fortsatt husker møtet, i stedet for tre dager senere når energien er borte.
Det du får igjen
Gevinsten her er noen av de enkleste timene du kan vinne tilbake i en uke, og de kommer på det verste tidspunktet: kvelden. Å sende oppfølgingen før du forlater kontoret, i stedet for å ta den hjemme, er forskjellen på en avsluttet arbeidsdag og en som sniker seg inn i fritiden. Tid tilbake, ikke mer arbeid.
Kom i gang i dag
Neste gang du har rotete møtenotater, lim dem inn i et AI-verktøy og be om et ryddig referat med oppgaver. Vil du bygge dette inn som en vane, eller lære teamet det, holder jeg foredrag og kurs om AI i arbeidshverdagen. Se også oversikten over alle fem tidstyvene.